AI 시대의 대학 행정, 우리는 여전히 마차를 타고 있는가[대학通]
대본
- 상현대학 행정 이야기를 하려고 하는데요, 기사 제목이 꽤 도발적이에요. 인공지능 시대인데도 우리 대학이 여전히 마차를 타고 있는 것 같다는 말이잖아요.
- 지민네, 필자는 연간 약 8000건에 이르는 공문을 예로 들면서 대학 행정이 아직 낡은 방식에 머물러 있다고 짚어요. 공문 한 건을 만드는 데 드는 시간이 생각보다 크다는 거죠.
- 상현공문 한 건이 왕복하는 데 두 부서를 합쳐 평균 2시간이 걸린다고 가정하면, 연간으로 1만 6000시간이라고 계산했더라고요. 하루 8시간, 연간 250일 근무로 나누면 한 사람이 약 8년 동안 일해야 하는 분량이라는 거예요.
- 지민맞아요. 다만 이건 기사에서 가정한 수치라는 점을 먼저 짚어야 해요. 실제 집계가 아니라 계산 예시로 보시면 돼요. 그리고 인건비는 따로 집계되지 않아서 정확한 비용은 알기 어렵다고 해요.
- 상현그러면 공문을 줄이자는 이야기인가요? 공문이 다 필요 없다는 뜻은 아니겠죠?
- 지민그건 아니에요. 필자도 공문은 책임을 명확히 하고 법적 증빙을 남기는 공식 수단이라고 인정해요. 대학 감사나 인증평가, 재정지원사업에서 행정의 신뢰를 보여주는 근거가 되기도 하고요.
- 상현그런데 공문이 많다는 건 오히려 시스템이 덜 성숙했다는 신호일 수 있다고 하네요. 이유가 무엇인지 궁금해요.
- 지민이미 시스템에 있는 실적이나 학생 현황 같은 데이터를 사람이 다시 꺼내서 엑셀로 옮기고 공문으로 주고받는다는 거예요. 같은 학생 수 하나를 여러 부서가 각자 확인하다 보니 값이 어긋나고, 그걸 대조하는 공문이 또 생긴다는 구조죠.
- 상현결국 문제의 뿌리는 데이터가 흩어져 있다는 거군요. 그럼 인공지능은 이 상황에서 어떤 역할을 할 수 있다는 건가요?
- 지민필자는 인공지능을 문서를 빨리 만드는 도구로만 쓰면 절반만 쓰는 것이라고 봐요. 회의를 요약하거나 초안을 다듬는 것도 도움이 되지만, 더 중요한 건 문서를 만들지 않아도 되는 환경을 설계하는 거라고 강조해요.
- 상현반복해서 요청하는 자료를 데이터베이스에서 자동으로 모으고, 보고서도 버튼 하나로 만들 수 있게 하자는 거네요. 그러면 사람은 자료를 찾는 대신 해석하고 판단하는 쪽으로 옮겨 간다는 말이겠죠.
- 지민맞아요. 행정의 무게중심이 문서 처리에서 가치 창출로 옮겨 간다는 표현으로 정리하고 있어요. 다만 기사에 구체적인 도입 일정이나 성과 수치가 나오는 건 아니라서, 어디까지나 필자가 제시한 방향으로 이해하시면 좋겠어요.
- 상현많은 대학이 인공지능을 도입했다고 말하지만, 공문을 인공지능으로 작성하는 정도로는 혁신이라 하기 어렵다는 지적도 있었죠.
- 지민네, 기존 업무를 조금 빠르게 처리하는 개선과 업무 자체를 다시 설계하는 일은 다르다는 거예요. 필자는 앞으로 대학 경쟁력이 얼마나 많은 공문을 처리했느냐가 아니라, 얼마나 적은 공문으로 같은 성과를 내느냐에 달렸다고 보고 있어요.
- 상현정리하자면, 행정은 기록을 남기되 불필요한 반복은 줄여야 하고, 그렇게 되찾은 시간을 교육의 질이나 학생 성장에 쓰는 것이 진짜 혁신이라는 거네요.
- 지민네, 그 정도로 정리할 수 있을 것 같아요. 기사에서 확인되는 범위에서 보면 핵심은 인공지능을 쓰느냐보다 시스템을 어떻게 다시 설계하느냐에 있다는 점이에요.
AI 진행자 상현·지민이 원문 기사를 바탕으로 나눈 대화입니다. 정확한 내용은 원문 기사를 확인하세요.